Om den danske Legacy-model og værktøjskasse
Hvordan skaber man en større og blivende effekt af møder og kongresser for både kunder og lokalsamfund? MeetDenmark har sammen med de fire medlemsdestinationer udviklet og testet en række værktøjer, der kan anvendes til at forberede og gennemføre de såkaldte Legacy-processer.
Legacy handler om at skabe større, bredere og blivende effekter af de mange internationale kongresser som vindes til og afholdes i Danmark - både for de internationale videnskabelige foreninger bag kongresserne, de delegerede og de danske kongresdestinationer.
Legacy kan fremmes ved at skabe et tættere samspil mellem den internationale videnskabelige forening bag en given kongres og lokale virksomheder, myndigheder og organisationer på destinationen, som beskæftiger sig inden for kongressens fagfelt. Målet er at drøfte, hvordan den pågældende kongres kan bidrage til at adressere aktørernes visioner, mål og behov samt at identificere muligheder for (fælles) indsatser, der kan understøtte opfyldelse af disse.
En international forening af kræftforskere kan fx have en mission om at styrke en given kræftbehandling og dermed øge overlevelsesraten. Dette mål vil destinationens sundhedsmyndigheder og organisationer også have interesse i, hvorfor kongressens besøg fx kan udgøre en oplagt mulighed for samarbejde om udvikling af lokal policy, behandlingsformer mv. Samtidig kan virksomheder på destinationen, der producerer løsninger til kræftbehandling, se kongressen som en platform, der kan give dem adgang til den nyeste internationale viden, til at styrke deres internationale netværk og samarbejder, til at tiltrække nye talenter og til at profilere deres kompetencer og løsninger. Et tættere samspil med destinationens myndigheder, organisationer og virksomheder vil typisk også bidrage til at tiltrække flere delegerede til kongressen, hvilket både er vigtigt for den videnskabelige forening bag og for den lokale økonomi.
Desværre kommer et tættere samspil mellem de mange interessenter ikke af sig selv. Det kræver en aktør, som kan drive og facilitere processerne. Det lokale destinations-selskab / kongres-bureau, som typisk er delvist offentligt finansieret, og som har kontakt til både kunden og de lokale aktører, er derfor oplagt til at påtage sig rollen.
Pia Lange Christensen, Formand for MeetDenmark
Konkret vil en legacy-proces typisk indebærer en række bilaterale møder og fælles workshops, hvor interesserede aktører bliver samlet for at drøfte fælles visioner og mål og finde sammen om at udvikle konkrete aktiviteter ifm. kongressen, der kan fremme disse. Når man planlægger legacy-processer, vil man altså typisk starte med de overordnede langsigtede visioner og mål (legacy) og bevæge sig baglæns over kortsigtede mål til konkrete (outreach) aktiviteter.
Photo:Kim Wyon
Nedenfor præsenteres en række af de værktøjer som MeetDenmark, sammen med de fire medlemsdestinationer, og med støtte fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, har udviklet og testet igennem de seneste 4-5 år. Der er værktøjer som kan hjælpe i de forberedende overvejelser samt i de konkrete steps, man skal igennem for at identificere mål og konkrete aktiviteter. Værktøjerne bliver løbende videreudviklet, efterhånden som der opnås erfaringer med legacy-processerne.
Som det antydes ovenfor, er de aktuelle værktøjer udviklet til brug ifm. internationale videnskabelige kongresser. Det er dog vurderingen, at de også vil kunne inspirere og tilpasses til møde- og messeområdet.
Photo:MeetDenmark
Kun fantasien sætter grænser for, hvad konkrete outreach-aktiviteter kan være. Fx kan lokale virksomheder invitere udvalgte delegerede på besøg for at vise deres teknologier og løsninger. De kan også arrangere et socialt orienteret VIP-event mhp. at skabe nye netværk eller et event for kongressens ph.d.-studerende mhp. at promovere deres virksomhed og destination som et godt sted at bo og arbejde. De lokale myndigheder kan fx invitere kongressens førende forskere til en workshop for at drøfte og udvikle policy.
Photo:Kim Wyon
Nedenstående værktøjer er til fri afbenyttelse for alle danske aktører, men MeetDenmark og Danmarks Erhvervsfremmebestyrelsen skal krediteres. Hvis du er interesseret i at arbejde med legacy ifm. kommende møder, messer eller kongresser og ønsker mere viden eller sparring, er du velkommen til at kontakte MeetDenmarks sekretariat eller en af MeetDenmarks medlemsdestinationer.
Værktøjer til forberedelse.
Prioritering (Meeting Value Proposition Matrix)
Legacy-processer er ressourcekrævende. En destination vil derfor typisk kun kunne arbejde med et begrænset antal processer/kongresser om året. Samtidig er det ikke alle kunder og kongresser, som har interesse i – eller er klar til – at indgå i en legacy-proces. Det er derfor centralt, at destinationen fokuserer på de rigtige kunder og kongresser, hvis man ønsker at arbejde med legacy. Dette værktøj kan hjælpe destinationerne i denne prioriteringsproces og inspirere til, hvilken rolle destinationen med fordel kan påtage sig. Værktøjet indgår i rapporten: ”MeetDenmark Meeting Lagacies – Innovating for Enhanced Value Creation” (se s. 14 samt 42-44).
Hovedtrin i legacy-processen: The Meeting Legacy Strategic Pathway
Alle legacy-processer vil være forskellige og afhænge af den konkrete kunde, kongres og de relevante interessenter på destinationen. Men der vil alligevel typisk være en række hovedtrin, som man med fordel kan gå igennem i sin planlægning og gennemførelse af processen. Disse trin præsenteres i dette værktøj, som du også kan læse mere om i rapporten ”MeetDenmark Meeting Lagacies – Innovating for Enhanced Value Creation” (bl.a. s. 30-33).
Procesoversigt (under udvikling)
De overordnede trin i den strategiske pathway konkretiseres i dette værktøj (under udvikling). Værktøjet er tænkt som inspiration og udgangspunkt for egen tilpasning, da alle legacy-processer bør designes på baggrund af de aktuelle behov hos kunden og de hjemlige aktører ifm. den konkrete kongres. Værktøjet fokuserer på processens organisering og de mål og opgaver, der typiske vil ligge i de enkelte trin. Herunder for de tre hovedworkshops. Nedenfor under ’Værktøjer til workshops’ kan findes skabeloner, der kan anvendes ifm. gennemførelsen af de enkelte workshops.
Værktøjer til workshops
Workshop posters
Dette værktøj er tænkt som arbejdsplakater, der kan printes til hver workshop-gruppe, mhp. at facilitere drøftelserne og strukturere resultaterne ift. legacy-potentialet og outreach-aktiviteterne.
Workshops faciliteringsguide
[afventer beslutning om hvorvidt faciliteringsguiden skal opdateres]
Inspirationskort til outreach-aktiviteter (eksempler)
De fleste interessenter, der deltager på legacy-workshops fra danske virksomheder, organisationer og myndigheder vil typisk ikke have den store erfaring med afholdelse af kongresser – og slet ikke med legacy-processer eller udvikling af konkrete outreach-aktiviteter. Der er derfor udarbejdet et sæt inspirationskort, som kan danne udgangspunkt for en brainstorm og forhåbentlig give deltagerne ideer til aktiviteter, som kan fremme adressere deres behov og fremme deres mål.
Skabelon til opsamling på workshops
Dette værktøj kan anvendes til at samle op på legacy-workshops. Erfaringen viser, at legacy-processer og de efterfølgende effekter bliver bedst/størst, når man går i gang i god tid før selve kongressen. Derfor vil der typisk være tale om relativt lange processer, hvilket taler for et struktureret og skriftligt opsamlingsformat.
Photo:Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse